近日，外国语学院资料室的试卷与论文规范化管理模式受到校内外关注。该模式通过科学的编码体系、智能化分类管理和可视化操作流程，有效提升了教学档案管理的规范性与效率，获得校教务处及多所兄弟院校领导、教师的肯定，被认为是 “提升教学档案管理效能的有益探索”。

本方案采用“三维一体”编码规则（专业-类型-学年学期-流水号），将教师姓氏拼音排序与流水号绑定，实现试卷、论文的全流程可追溯。“仅需一个编码，1分钟内即可精准定位任意档案。”校督导中心黎闯进教授在参观后高度肯定。他特别指出：“防错挡板设计、磁吸分区标签及十份一隔的物理分隔法，从根本上解决了档案混放的问题，为教学质量评估提供了坚实保障。”

教务处对方案中的“双端清单+分层管理”模式尤为认可。每学期的试卷清单分置于档案架两侧，每层设有独立检索目录，支持多人同步查阅。“过去查找一份历史试卷平均需要15分钟，如今1分钟内即可完成。”教务处严华副处长表示。同时，方案所配套的“异常响应—缺失追溯—动态补档”闭环机制，有效保障了档案的完整性与更新时效。

在近期的跨校交流活动中，湖北工业大学肖家燕教授、吴林副教授、湖北文理学院外国语学院院长袁在成教授、汉江师范学院外国语学院副院长齐雁飞教授、长江大学文理学院外国语学院院长许晓艳副教授等在实地考察后，一致认为该方案兼具实用性与前瞻性，称赞道：“标签管理系统将专业（YY）、类型（SJ/LW/KS）、学年（24-25-2）、流水号（001）四大要素浓缩于方寸之间，配合磁吸挡板的分区提示，大幅降低了管理成本。”

展望未来，外国语学院将持续推进档案室标准化建设，推动编码信息与电子数据库同步录入，实现纸质档案“一袋一码”的智能标签管理。每学期更新的可视化清单也将构成“双重保障”。

目前，该管理方案已正式纳入学院《教学管理标准化手册》，其创新做法为全校教学档案管理工作提供了可复制、可推广的“样板经验”，具有良好的示范价值。

撰文：别致

摄影：曹梦月

审核：彭璇